GDPR

Four Potentials AB:s policy för personuppgiftsbehandling, GDPR

Inledning
Four Potentials AB (”Four Potentials”) samlar in personlig information om dig och använder uppgifterna i syfte att hjälpa dig att komma i kontakt med framtida arbetsgivare och andra medlemmar i Four Potentials nätverk. Four Potentials värnar om din personliga integritet och vår målsättning är att du ska känna dig säker på att dina personuppgifter behandlas korrekt. Vi frågar väldigt ofta om ni vill kvarstå i databasen. Det är helt frivilligt så det är viktigt att ni meddelar oss om ni inte vill kvarstå.

Vilka personuppgifter som behandlas
Personuppgifter är varje upplysning som direkt eller indirekt kan identifiera en levande, fysisk person.

De personuppgifter hänförliga till dig som Four Potentials behandlar är dels de som du själv lämnar till oss, t.ex. när du lämnar in en ansökan om medlemskap, vid intervjuer eller när du söker en tjänst, dels uppgifter vi själva upprättar. Uppgifterna består primärt av namn, adress, e-postadress, personnummer, telefonnummer, betyg, kön, utbildning, CV, demografisk information, preferenser och information om de aktiviteter du deltagit på.

De personuppgifter vi upprättar om dig består även av testresultat (utifrån självskattnings- och beteendekriterier) från kompetens- och personlighetstester som du genomför vid ansökan om medlemskap hos oss. Vi gör medlemskapsbedömningar utifrån de fyra p:na; proficient, passionating, powerfueling och pioneer.

De personuppgifter som vi inhämtar från andra kan bestå av uppgifter vid arbetsansökan eller specifika rekryteringsevent.

Hur personuppgifterna används och för vilka ändamål
Dina personuppgifter kommer att behandlas för att kunna administrera och fullgöra vårt avtal med dig. Det innebär bland annat att de kommer användas i syfte att förbättra dina karriärmöjligheter och presentera dig för potentiella arbetsgivare och kunder. Du kommer få riktade mail som skickas till adekvata kandidater avseende lediga jobb och event. Vi kan också komma att behandla personuppgifterna för att kontakta dig i informations- eller marknadsföringssyfte. Det kan t.ex. röra sig om undersökningar, eventförfrågningar eller informations- och tjänsterelaterad kommunikation, inklusive viktiga säkerhetsuppdateringar. I samband med event kan dina personuppgifter också användas för att skapa deltagarlistor och namnbrickor.

Vi kan även behandla dina uppgifter för att förbättra våra webbplatser samt för att skapa anonymiserade undersökningar. Uppgifterna är i dessa fall aggregerade, vilket innebär att du inte kan identifieras genom dem. De tävlingar som 4potentials medverkar i som ex årets talang, årets mest inspirerande medarbetare, årets ledare et c som regelbundet presenteras innehåller förnamn, efternamn, företag och roll samt en kort presentation. Om du blir aktuell för en deltaga i en sådan tävling tillfrågas du separat innan – före publicering av resultat.

Laglig grund
Four Potentials behandlar alltid dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning. Vår behandling av dina personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig och för att fullgöra våra rättsliga skyldigheter som följer av lag. Vi behandlar också dina personuppgifter om vi har ett legitimt och berättigat intresse, t.ex. ett intresse av att kunna kommunicera med dig samt för att få marknadsföra oss och utveckla våra tjänster.

Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter från kompetens- och personlighetstester, vilket kräver ditt samtycke. Du samtycker till just dessa behandlingar genom att kryssa i samtyckesrutan i samband med din ansökan till nätverket på sista sidan.

Utlämnande av personuppgifterna
I samband med event syns ert namn, arbetsgivare och eventuell universitetsutbildning.

Four Potentials anlitar underleverantörer, exempelvis för IT-tjänster och testtjänster. Dessa underleverantörer kan komma att få del av dina personuppgifter. Four Potentials har ingått avtal med dessa underleverantörer för att tillförsäkra att dina personuppgifter behandlas konfidentiellt och skyddas med lämpliga säkerhetsåtgärder och i enlighet med denna policy. När vi anlitar underleverantörer utanför EU/EES säkrar vi att dina uppgifter skyddas på ett adekvat sätt, t.ex. genom att ett dataöverföringsavtal tecknas med den leverantör som får åtkomst till uppgifterna.

Vi delar även med oss av sammanställd anonym information om besökare till våra webbplatser till kunder, partners, andra webbplatsbesökare och andra tredje parter så att de kan förstå webbplatsernas typer av besökare och hur dessa besökare använder webbplatserna.

Vi kan även behöva lämna ut uppgifter som myndigheter begär att få del av.

Slutligen kan vi komma att lämna ut personuppgifterna till tredje part som förvärvar Four Potentials, oavsett om detta görs genom fusion, sammanslagning eller förvärv av hela eller en väsentlig del av våra tillgångar. Vid händelse av att vi blir föremål för konkursförfarande, oavsett om frivilligt eller ofrivilligt, kan vi eller utsedd likvidator, administratör, mottagare eller administrativ mottagare sälja, licensiera eller på annat sätt disponera över sådan information i en transaktion som godkänts av domstol.

Särskilt om hantering av CV
När du skapar eller publicerar ett CV på Four Potentials webbplats lagras detta CV i vår sökbara databas. För det fall du lämnar in en arbetsansökan via vår webbplats eller per e-mail, kan ditt CV att komma att överföras till Four Potentials kunder i rekryteringssyfte, som kan bevara en kopia på ditt CV samt information vid presentationen. Vi kan inte kontrollera deras användning av CV eller bevarande av information. Vi reglerar dock deras hantering av era personuppgifter samt information vid en rekrytering i ett s k biträdesavtal.

Har ni ansökt till medlemskap, ett event eller ett rekryteringsuppdrag och samtyckt på sista sidan vid ansökan har Four Potentials/4potentials rätt att presentera Er för kunder med CV och kort relevant information som är avgörande för eventet eller rekryteringsuppdraget. De kunderna har Four Potentials AB avtal med där de skall agera enligt GDPR.

I det fall ni ansökt via e-mail och senare presenteras via e-mail för en kund godkänner ni alltid det – innan ni blir presenterad med CV och kort adekvat information om Er. Vi vill av säkerhetssynpunkt att ni alltid ansöker via vår säkra databas, men förstår att ibland har ni ej möjlighet och då hanterar vi det enligt lag (per e-mail).

Lagring av dina personuppgifter
Dina personuppgifter lagras bara så länge som krävs för att vi ska kunna administrera avtalet (medlemskapet i 4potentials) med dig, eller så länge som vi måste lagra dem enligt lag. För medlemmar sparar vi m a o uppgifterna så länge de är medlemmar och de tidigare samtyckt till att finnas i databasen.

För icke medlemmar så sparar vi uppgifterna i databasen under max 9 månader efter det du sökt arbete via 4p eller 9 månader efter det att GDPR införs (vi gör så för att du skall få chansen att ta del av de nya GDPR reglerna). Därefter raderas de i enlighet med Four Potentials gallringsrutin. Om en icke medlem önskar att vi sparar uppgifterna längre än 9 månader måste de ge oss sitt samtycke på sista sidan i databasen. Får vi Ert samtycke kommer vi då spara era uppgifter tillsvidare – tills ni meddelar oss om att ni inte önskar kvarstå.

Vi frågar minst en gång per år om ni vill kvarstå i vår databas – vilket är frivilligt.

Four Potentials kan när som helst radera all information i databasen. Det krävs inget samtycke från kandidatens sida om Four Potentials önskar ta bort all information.

Viktig information
Våra webbplatser är inte avsedd för barn under 18 år. Four Potentials kommer därmed inte medvetet att samla in personuppgifter rörande minderåriga.

Policyns räckvidd
Våra webbplatser innehåller länkar till andra webbplatser över vilka vi inte har någon kontroll. Vi ansvarar inte för de andra webbplatser som du väljer att besöka genom länkar från våra webbplatser och de integritetspolicys eller metoder för behandling av personuppgifter som används där. Vi rekommenderar dig att se över dessa andra webbplatsers integritetspolicys så att du förstår hur de insamlar, använder och delar med sig av dina personuppgifter.

Dina rättigheter
Du har vissa rättigheter i förhållande till Four Potentials, i egenskap av personuppgiftsansvarig för bolagets behandlingar av dina personuppgifter.

Du har följande rättigheter enligt tillämplig personuppgiftslagstiftning:

Rätt till information – en rätt att få bekräftelse på och information om din personuppgiftsbehandling. Det du fyller i samband med din ansökan kan du även uppdatera. M a o påverkar du det själv.
Rätt till rättelse – en rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du kan själv uppdatera merparten av all information.
Rätt till radering – en rätt att få uppgifter borttagna. Denna rätt är begränsad till sådana uppgifter som enligt lag endast får behandlas med ditt samtycke, om du tar tillbaka samtycket och motsätter dig behandlingen.
Rätt till begränsad behandling – en rätt att kräva att personuppgiftsbehandlingen begränsas, exempelvis om du motsätter dig uppgifters riktighet.
Rätt till dataportabilitet – en rätt att kräva att personuppgifter flyttas från en personuppgiftsansvarig till annan. Denna rättighet är begränsad till uppgifter som du själv tillhandahållit oss.
Rätt att göra invändningar – en rätt att i vissa fall invända mot behandling som sker med stöd av en intresseavvägning.Du kan när som helst kontakta oss för att utöva någon av rättigheterna ovan. Kontaktuppgifter hittar du längst ned i denna policy.En begäran om åtkomst till personuppgifter besvaras inom lagstadgad tidsperiod.Om du bedömer att vår behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med dataskyddsförordningen, har du även rätt att klaga till Datainspektionen, som är behörig tillsynsmyndighet.

Förändringar av denna policy
Om vi bestämmer oss för att göra betydande ändringar av innehållet i denna policy, kommer vi, när så krävs, att kontakta dig genom den e-postadress du uppgivit i din profil. Vi kommer även att anslå dylika förändringar genom ett väl synligt meddelande på webbplatsen så att du alltid vet vad för slags uppgifter vi samlar in, hur vi kan komma att använda dessa uppgifter och till vem vi lämnar ut dem.

Kontaktuppgifter
Om du har några frågor kring denna policy eller vill utöver någon av dina rättigheter ovan, var god kontakta oss via någon av nedanstående kontaktvägar:

Four Potentials AB

Att: Dataskyddsombudet,

Dataskyddsombud: VD, Fredrik.andersson@4potentials.com samt 46 73 6847027

Lycka till med din karriär önskar Four Potentials AB.